Functieomschrijving

Echt het verschil maken als managementondersteuner of directie assistent. Dat doe je bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) in Den Haag. Dankzij jouw ondersteuning kan het management en/of directie (hierna MT) zich helemaal concentreren op hun belangrijkste werkzaamheden. En daarmee draag je bij aan eerlijk, gezond en veilig werk voor iedereen in Nederland.

Jij ontzorgt het Management Team
Dankzij jou hoeven directieleden, managers en medewerkers van SZW zich geen zorgen te maken over planning en organisatie. Afhankelijk van je ervaring ondersteun je een of meerdere managers of word je gekoppeld aan een directeur. Daarnaast bied je ook beperkte ondersteuning aan medewerkers van de directie. Je beheert (complexe) agenda’s en mailboxen, organiseert vergaderingen en doet administratieve werkzaamheden. Zo zorg je ervoor dat processen en werkzaamheden zo soepel mogelijk verlopen. Verder zijn jouw taken onder andere:

• afhandelen van telefoontjes, e-mail en post
• het organiseren en beheren van de documentenstroom
• vergaderstukken verzamelen en als dat nodig is een dossier aanmaken
• ICT-middelen en e-mailaccounts regelen voor nieuwe medewerkers
• bijdragen aan het verbeteren van de dienstverlening en processen
• optreden als aanspreekpunt voor het MT

Binnen SZW heb je 3 managementpools die gekoppeld zijn aan een of meerdere domeinen: Directoraat-Generaal Sociale Zekerheid en Integratie (DGSZI), Directoraat-Generaal Werk (DGW), plaatsvervangend Secretaris-Generaal (pSG) en Secretaris-Generaal (SG). Jij wordt geplaats binnen één van deze pools waar samenwerken, elkaar vervangen en bijspringen waar nodig vanzelfsprekend is.

Toekomstige collega’s aan het woord
“Ik haal heel veel voldoening uit het ontzorgen van het management. Het ene moment maak ik een afspraak voor een MT-lid, het volgende moment verzorg ik een lunch of boek ik een zaal. Die afwisseling zorgt dat ik elke dag met een lach aan het werk ga.” - Tatjana, managementondersteuner.

“Mijn werk is iedere dag weer een puzzel. Dat spreekt mij heel erg aan. Daar komt bij dat ik kan blijven doorgroeien. Een jaar geleden kwam ik binnen als ondersteuner van 2 managers, nu werk ik voor de directeur. Daardoor blijft het werk uitdagend. Ik verveel me geen moment!” - Funda, directie assistent.

Inclusief samenwerken aan een belangrijke missie
Je komt in een organisatie te werken die zich inzet voor een belangrijke missie: eerlijk, gezond en veilig werk, en bestaanszekerheid voor iedereen. Om aan te sluiten bij de behoeften uit de samenleving, streven we naar diversiteit in de samenstelling van onze teams. En naar een cultuur waarin we verschillen zien, waarderen en benutten. Zo vergroten we onze denkkracht, blijven we van elkaar leren en verstevigen we contact met de mensen waarvoor we ons werk doen. Met welk perspectief en vanuit welke levenservaring verrijk jij onze organisatie? En wat drijft jou om je in te zetten voor Nederland? We zijn benieuwd naar de ervaringen die jij meeneemt in jouw werk.

Functie-eisen

Jij kunt uitstekend plannen en organiseren. Ook in drukke periodes bewaar jij je rust, behoud je het overzicht en zet je een tandje bij als dit nodig is. Heeft het management iets nodig of zie je dat er iets beter kan? Dan kom je direct in actie. Je stelt prioriteiten, bedenkt creatieve oplossingen en schakelt makkelijk met de juiste collega’s. Daarnaast ben je bereikbaar en zichtbaar binnen de directie. Je communiceert op een vriendelijke manier en hebt een goede balans tussen een dienstverlenende en assertieve houding. Waar nodig geef je tegengas en feedback. Verder:

• heb je een mbo diploma (of vergelijkbaar) bij voorkeur in een secretariële richting
• heb je eerdere ervaring als managementassistent, managementondersteuner of een administratieve functie
• kun je goed werken met de programma’s van Microsoft Office zoals Outlook en Excel
• maak je je digitale systemen als iBabs, Digidoc en WijBestellen snel eigen
• spreek en schrijf je goed Nederlands

Dit is een doorlopende werving. Na de eerste selectie word je opgenomen in een talentpool. Is er een vacature beschikbaar? Dan ben jij de eerste persoon waarmee wij contact opnemen om je te koppelen aan een leuke managementondersteuner of directie assistent functie binnen SZW!

Bijzonderheden

• Dit is een doorlopende vacature zonder deadline. Hiermee willen we talenten aan ons binden die interesse hebben in een managementondersteuner of directie assistent functie bij SZW.
• Je hoort binnen 2 weken of je wordt opgenomen in onze talentpool.
• Eenmaal in de talentpool krijg jij als eerste te horen als wij binnen SZW een vacature hebben voor managementondersteuners.
• Je wordt gekoppeld aan een vacature dat afgestemd is op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.
• Je bent niet verplicht om je geboortedatum en geslacht in je cv en sollicitatie te vermelden.
• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.
• Wij omarmen hybride werken. 
   

Meer over jouw toekomstige afdeling

Afdeling Budgetbeheer, Secretariaat en Bedrijfsvoering
De afdeling (BSB) is verantwoordelijk voor alle interne bedrijfsvoeringsprocessen. Hieronder vallen management-, administratieve, secretariële, personele en financiële ondersteuning, automatisering en huisvesting binnen Directoraat-Generaal Sociale Zekerheid & Integratie.
De afdeling bestaat uit twee teams: het team Secretariaat met een eigen teamleider en het team Financieel Beheer en Bedrijfsvoering (FBB). Het secretariaat biedt alle ondersteuning aan de vier beleidsdirecties van DG SZI. Jij komt te werken bij het team Secretariaat, een hecht team dat staat te popelen om kennis met jou te maken! Het is hard werken, maar dat doen we met veel plezier en gezelligheid. Ook is er veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling.

Afdeling Ondersteuning, Beheer en Evenementen
In de afdeling OBE zijn alle operationele taken van de directie gebundeld en bestaat uit meerdere teams. Jij wordt onderdeel van team Management en Medezeggenschapondersteuning (MMO). Wij verzorgen de managementondersteuning voor de (plaatsvervangend) secretaris-generaal-kolom, de ambtelijke ondersteuning van de medezeggenschap. Jij komt te werken in een hecht team dat staat te popelen om kennis met jou te maken! Het is hard werken, maar dat doen we met veel plezier en gezelligheid. Ook is er veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling.

Afdeling Bedrijfsvoering en Managementondersteuning
Afdeling BMO van het Directoraat-Generaal Werk organiseert de bedrijfsvoering, financiën en managementondersteuning voor het gehele DG werkveld. BMO heeft de dienstverlening op het gebied van managementondersteuning, personeel, bedrijfsvoering, en financiën richting alle directies DG Werk zoveel geüniformeerd, geharmoniseerd en verder geprofessionaliseerd. Waarbij er ruimte blijft voor maatwerk. De kwaliteit, efficiency en effectiviteit van de ondersteuning en advisering is met de komst van BMO verder versterkt.
Jij komt te werken in een hecht team dat staat te popelen om kennis met jou te maken! Het is hard werken, maar dat doen we met veel plezier en gezelligheid. Ook is er veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling.